معرفی انواع لوازم اداری دیجیتال

تجهیز کردن تیم کاری خود با ابزارهایی که بهره‌وری را افزایش می‌دهند و به نتایج کاری بهتری می‌انجامند، یکی از اولویت‌های مدیران شرکت‌هاست. در دنیای امروز با فناورمحورشدن اغلب فعالیت‌ها، انواع لوازم اداری دیجیتال، بخش اساسی دفتر کار محسوب می‌شوند. سازمان ها و ادارات دولتی و خصوصی یکی از استفاده کنندگان لوازم اداری دیجیتالی و لوازم کامپیوتری هستند. برای افزایش بهره وری شرکت و یا سازمان لازم است از کالاهای با کیفیت و با دوام بالا استفاده نمایید تا کارکنان شرکت و یا سازمان بهره وری بیشتری داشته باشند.

لیست برخی از انواع ماشین‌های اداری و لوازم دیجیتال

• پرینتر
• پلاتر
• دستگاه فکس و کپی
• اسکنر
• کامپیوتر رومیزی
• مانیتور کامپیوتر
• لپ تاپ
• وب کم و اسپیکر
• هدست، هدفون و هندزفری
• ماوس و کیبورد و وب کم
• ویدئوپروژکتور
• تلفن رومیزی
• تجهیزات ذخیره سازی
• تجهیزات اینترنت و شبکه

رایانه‌ی رومیزی و لپ‌تاپ

کامپیوتر قطعا یکی از ضروری‌ترین کالاهای دیجیتالی هر سازمان و اداره‌ای است. بیشتر کسب‌وکارهای کوچک، زمانی برای همه‌ی کارکنان رایانه‌های دسکتاپ درنظر می‌گرفتند که دارای صفحه کلید، ماوس و مانیتور متصل بودند. اما حالا در اغلب شرکت‌ها با نیازهای عمومی این دستگاه‌ها جای خود را به دستگاه‌های همه در یکی (All-in-One) و مینی پی‌سی (Mini PC) داده‌اند. زیرا که هم جای کم‌تری اشغال می‌کنند و هم می‌توان آن‌ها را متناسب با طراحی داخلی دفتر کار انتخاب کرد.

تلفن اداری و تلفن سانترال VOIP

همان‌طور که اشاره شد ارتباط مؤثر، ابزاری ضروری برای هر کسب‌وکار است. هنگام در نظر گرفتن تجهیزات تجاری، شرکت‌ها باید همیشه روی یک سیستم تلفن اداری خوب سرمایه‌گذاری کنند. به این ترتیب کارمندان می‌توانند مستقیما با مشتریان و همکاران در تماس باشند. تلفن‌های اداری با ویژگی‌ها، اندازه‌ها و گزینه‌های مختلف موجود هستند که هر شرکت باید با توجه به اهداف و نیازها، یکی را انتخاب کند. دو سیستمی که برای کسب‌وکارها مناسب هستند، اغلب شامل سیستم‌های تلفن سانترال و VoIP می‌شوند. تفاوت اصلی این دو سیستم در نحوه‌ی ارتباط آن‌ها با کاربران است. با سیستم‌های VoIP، کارکنان در حقیقت از طریق اینترنت تماس می‌گیرند. این یک سیستم تلفن ابری است، در حالی که سیستم‌های PBX از یک خط تلفن استاندارد استفاده می‌کنند.

مودم و تجهیزات اتصال به اینترنت

بدون شک داشتن اینترنت پرسرعت برای هر کسب‌وکاری الزامی است. یک کسب‌وکار بدون داشتن اتصال اینترنتی قابل اعتماد، امکان برقراری ارتباطات داخلی و خارجی ندارد و نمی‌تواند خدمات و محصولات خود را به اشتراک بگذارد. به‌ویژه از آنجا که بسیاری از کسب‌وکارها به‌صورت آنلاین فعالیت می‌کنند، یک اتصال اینترنتی خوب به انجام کارهای روزانه‌ی آن‌ها کمک خواهد کرد. به همین دلیل است که بسته به فضای کاری به مودم با برد مناسب و روتر نیاز خواهید داشت.

در دنیای امروز، بسیاری از تجهیزات اداری دیجیتال امکان اتصال به اینترنت را دارند. بنابراین، داشتن مجموعه‌ای یکپارچه با کمک هاب مرکزی اینترنت اشیاء کمک می‌کند تا دستگاه‌های هوشمند مختلف بسیار هوشمندتر داده‌ها را تحت شبکه انتقال دهند. این دستگاه‌های هوشمند می‌توانند شامل بلندگوی هوشمند، دستگاه فتوکپی، قهوه‌ساز، قفل هوشمند و غیره باشند. وجود چنین دستگاه‌های هوشمندی در دفتر کار البته با خطرات امنیتی بالقوه هم همراه است و بدین ترتیب صرف نظر از ابعاد کسب‌وکار شما، داشتن امنیت اداری خوب در شبکه، برای مدیریت ایمن دستگاه‌های هوشمند بسیار مهم است. انواع دیگر تجهیزات اداری مورد نیاز برای کسب‌وکارها در زمینه‌ی اتصال به اینترنت، شامل روترها می‌شود.

چاپگر، اسکنر و دستگاه فتوکپی

ماشین‌های اداری مانند چاپگر تجاری، دستگاه فتوکپی و اسکنر از ضروریات هر دفتر کاری هستند و در زمره لوازم اداری دیجیتال به شمار می‌روند. شرکت‌های کوچک‌تر می‌توانند از دستگاه‌های کوچک‌تر و همه‌کاره استفاده کنند تا انتخاب مقرون‌به‌صرفه‌تری داشته باشند.

تجهیزات ذخیره‌سازی

لوازم اداری مانند پوشه‌های ذخیره‌سازی، دیسک‌های فلش USB و هارد دیسک‌ اکسترنال به کسب‌وکارها کمک می‌کنند تا همه چیز را مرتب و مجزا نگه دارند. حتی با وجود آنکه فناوری در حال پیشرفت است و شرکت‌ها به‌صورت آنلاین فعالیت می‌کنند، اما کار کاغذی همیشه بخشی از هر کسب‌وکاری خواهد بود.
پوشه‌های ذخیره‌سازی، ابزار سودمندی برای کسب‌وکارهایی هستند که می‌خواهند فایل‌های خود را مرتب نگه دارند. زونکن‌های برچسب‌دار هم به بایگانی اسناد کمک خواهند کرد. ذخیره‌ی اسناد در فلش درایو USB یکی دیگر از راه‌های خوب برای سازماندهی و ایمن نگه داشتن اسناد است. هنگام ذخیره‌ی اسناد در یک دیسک USB، همیشه مطمئن هستید که یک نسخه‌ی پشتیبان از سند اصلی در اختیار دارید.